Att planera ett event, oavsett om det handlar om ett företagsevenemang, en fest eller ett bröllop, innebär många val – men få saker sätter tonen lika mycket som rätt underhållning. Musiken, uppträdandena och stämningen är ofta det gästerna minns allra mest. Samtidigt kan utbudet kännas överväldigande och det kan vara svårt att veta var man ska börja.
I den här artikeln guidar vi dig genom processen att hitta den perfekta underhållningen till ditt event. Du får tips på hur du kan samla idéer och leverantörer på ett och samma ställe, hur du väljer underhållning som passar just din publik och ditt tillfälle, samt hur du smidigt bokar DJ, band eller artist utan dyra och krångliga mellanhänder.
Läs vidare för att göra ditt event både minnesvärt och enkelt att organisera!
Samla idéer och leverantörer på ett ställe
Att börja planera underhållningen till ett event kan kännas överväldigande när utbudet är stort och alternativen många. Ett smart första steg är därför att samla alla idéer och potentiella leverantörer på ett och samma ställe – till exempel i ett digitalt dokument eller en projektplattform.
Genom att skapa en överskådlig lista över olika typer av underhållning, exempelvis magiker, coverband, humorister eller trubadurer, blir det enklare att jämföra vad som passar bäst för just ditt evenemang.
Dessutom kan du samla kontaktuppgifter, prisuppgifter och recensioner på samma plats, vilket gör det lättare att fatta välgrundade beslut längre fram i planeringen. På så vis får du en tydlig överblick och kan enkelt bolla idéer med kollegor eller medarrangörer innan du går vidare till nästa steg.
Välj underhållning efter publik och tillfälle
När du väljer underhållning till ditt event är det viktigt att utgå från både publikens intressen och vilken typ av tillställning du anordnar. Ett företagsevent kan till exempel vinna på en inspirerande talare eller en humoristisk ståuppkomiker, medan en privat fest kanske passar bättre med ett liveband eller en DJ som spelar efter gästernas önskemål.
Tänk också på åldersspannet och om det finns särskilda teman eller önskemål att ta hänsyn till. Genom att anpassa underhållningen efter just din publik och tillfällets karaktär ökar du chanserna att skapa en minnesvärd upplevelse som engagerar och underhåller alla gäster.
Boka DJ, band eller artist utan onödiga mellanhänder
Att boka en DJ, ett band eller en artist direkt, utan att gå via onödiga mellanhänder, har blivit allt enklare tack vare digitala plattformar och sociala medier. Istället för att anlita en agentur eller en mellanhand som både kan fördyra och försvåra processen, kan du idag själv ta kontakten med de artister som passar just ditt event.
Du kan läsa mycket mer om boka DJ här
.
- Här hittar du mer information om EventBookingNordic.
Fördelen med att boka direkt är flera: du får ofta snabbare svar, bättre möjligheter att kommunicera dina önskemål och ett mer personligt bemötande.
Dessutom kan du diskutera detaljer kring repertoar, teknik, tider och pris utan att riskera missförstånd som lätt kan uppstå när informationen filtreras via flera led. Många artister och DJs har idag egna hemsidor eller profiler på olika bokningssajter där du kan lyssna på ljudklipp, se videor och läsa recensioner från tidigare kunder – något som hjälper dig att fatta ett tryggt och välgrundat beslut.
Ofta hittar du även kontaktuppgifter direkt till artisten eller bandet, vilket gör det enkelt att ställa frågor eller förhandla om pris och upplägg.
Utan mellanhänder kan du dessutom ofta hålla nere kostnaderna, då du slipper betala provisioner eller andra dolda avgifter som annars kan tillkomma.
Det är viktigt att vara tydlig med vad du förväntar dig, och gärna skriva ett enkelt avtal där både du och artisten bekräftar tid, plats, gage och andra viktiga detaljer. På så sätt minimerar du risken för missförstånd och kan känna dig trygg med att underhållningen lever upp till dina förväntningar. Genom att boka direkt får du inte bara bättre kontroll över hela processen, du bidrar även till att mer av pengarna går direkt till de som faktiskt står för showen – vilket ofta leder till ett mer engagerat och professionellt framträdande.
