Att arrangera ett lyckat event handlar om mer än bara lokal, mat och dryck – underhållningen är ofta det som sätter pricken över i:et och skapar minnesvärda upplevelser för gästerna. Oavsett om du planerar en företagsfest, ett bröllop eller en födelsedagsfest, kan rätt underhållning lyfta stämningen och göra ditt evenemang unikt.
Men hur hittar man egentligen rätt underhållning, och vad ska man tänka på för att allt ska bli så bra som möjligt? Utbudet är stort och det kan kännas överväldigande att välja bland artister, band, DJs och andra underhållare. För att göra processen enklare har vi samlat våra bästa tips för att hjälpa dig navigera bland idéer, leverantörer och bokningsalternativ.
I den här artikeln går vi igenom hur du samlar inspiration och kontaktuppgifter på ett och samma ställe, hur du anpassar underhållningen efter din publik och ditt evenemang, samt hur du bokar din drömunderhållning på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt. Häng med och upptäck hur du enkelt hittar rätt underhållning till just ditt event!
Samla idéer och leverantörer på ett ställe
Att samla alla dina idéer och möjliga leverantörer på ett och samma ställe är ett av de mest effektiva sätten att förenkla planeringen av ditt event. Istället för att ha spridda anteckningar, länkar och kontaktuppgifter i olika dokument eller sms-konversationer, är det smart att skapa en gemensam plats för all information.
Du kan läsa mycket mer om EventBookingNordic här
.
Det kan vara ett digitalt dokument, en projektplattform som Trello eller Google Drive, eller till och med en fysisk pärm om du föredrar det.
Här kan du lista alla typer av underhållning du funderar på – från DJ:s och liveband till magiker, standup-komiker eller dansuppträdanden – och samla kontaktuppgifter, offerter, recensioner och länkar till tidigare framträdanden.
Genom att samla allt på ett ställe får du snabbt en överblick över dina alternativ och kan enkelt jämföra priser, tillgänglighet och vad respektive leverantör erbjuder. Dessutom underlättar det kommunikationen om du är flera som planerar eventet tillsammans, eftersom alla kan gå in och fylla på eller kommentera i samma dokument.
Genom att tidigt organisera både idéer och leverantörer på ett strukturerat sätt ökar du chansen att hitta den underhållning som passar bäst för ditt event och undviker dubbelbokningar eller missförstånd längs vägen. Samlingen blir ett levande dokument som du kan återkomma till och uppdatera allt eftersom nya idéer eller leverantörer dyker upp, och ger dig tryggheten att ha allt inom räckhåll när det är dags att fatta beslut.
Välj underhållning efter publik och tillfälle
När du väljer underhållning är det viktigt att utgå från både publikens sammansättning och eventets karaktär. Fundera över åldersspann, intressen och vilken stämning du vill skapa. En fartfylld DJ kan lyfta en företagsfest, medan ett jazzband kanske passar bättre till ett exklusivt mingel.
- Här kan du läsa mer om boka DJ.
För familjeevenemang kan en trollkarl eller barnvänlig show vara mer uppskattat. Tänk också på om evenemanget har ett tema eller särskilda önskemål från gästerna. Genom att anpassa underhållningen efter tillfället och målgruppen ökar chansen att alla får en minnesvärd upplevelse.
Boka DJ, band eller artist utan onödiga mellanhänder
När du bokar DJ, band eller artist direkt utan onödiga mellanhänder får du både bättre kontroll över processen och ofta ett mer förmånligt pris. Genom att ta kontakt med underhållarna själva slipper du dyra påslag från agenturer och kan istället förhandla fram detaljer som speltid, repertoar och teknikbehov direkt med den som ska uppträda.
Det ökar också möjligheterna till en personlig dialog där du kan ställa frågor, framföra önskemål och få snabba svar.
Många artister och band är idag vana vid att hantera bokningar själva och kan därför hjälpa till att skräddarsy underhållningen så att den passar just ditt event perfekt. På så sätt får du en smidigare och mer kostnadseffektiv bokningsprocess samtidigt som du stärker relationen mellan dig och de som ska stå för kvällens show.
